Whistleblower

Formålet med Fors A/S Whistleblower-ordning er at undgå, at oplysninger om ulovlig adfærd mv. tilbageholdes samt sikre, at sådanne oplysninger videregives til de relevante personer i organisationen. Formålet er ligeledes at forsikre medarbejdere og andre interessenter om, at de er beskyttet mod repressalier eller personforfølgelse, hvis de har rejst en problemstilling i god tro.

Indberetning kan indgives af medarbejdere i Fors A/S samt andre personer med tilknytning til virksomheden – eksempelvis leverandører, kunder, konsulenter, revisorer og advokater.

Der kan indberettes om forhold begået af medarbejdere samt andre personer med tilknytning til virksomheden. Andre personer med tilknytning til virksomheden kan f.eks. være revisorer, konsulenter, advokater og leverandører.

Whistleblower-ordningen kan kun bruges til indberetning af alvorlige forhold eller mistanke om alvorlige forhold. Mindre alvorlige forhold såsom utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, overtrædelse af rygeforbud mv., kan ikke indberettes via whistleblower-ordningen.

Alvorlige forhold, der kan indberettes via whistleblower-ordningen, er for eksempel oplysninger om:

• økonomisk kriminalitet som underslæb, bestikkelse, bedrageri og dokumentfalsk
• afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder
• fysisk vold og seksuelle krænkelser
• korruption
• nepotisme
• uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision

Endvidere kan der indberettes øvrige alvorlige forhold, der vedrører ansatte, samt forhold, som har eller kan resultere i væsentlig person- eller miljøskade.

Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl, om din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle henvendelser besvares og behandles, da din henvendelse er værdsat.

En indledende screening af indkomne henvendelser via whistleblower-ordningen gennemføres af ekstern part. Indkomne sager som ikke omhandler selskabets øverste ledelse behandles af stabschefen. Indkomne sager vedrørende selskabets øverste ledelse behandles af bestyrelsesformanden.

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af forholdet.

Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist og slettet i systemet, og den person, der har indberettet sagen, vil få besked herom.

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at den indgivne anmeldelse ikke kan karakteriseres som åbenlyst ubegrundet, bliver den underkastet en nærmere undersøgelse. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der indberettes om. Sagen slettes i systemet og vil ikke fremgå af den berørtes personalemappe, såfremt der ikke foretages yderligere.

Anmeldelsen kan indebære en forpligtelse til at anmelde forholdet og derved videregive personoplysninger til kompetente myndigheder på området, herunder politiet. Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller andre relevante myndigheder, slettes personoplysningerne, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare disse, hvilket senest vil være straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.

Vedrører personoplysningerne en ansat uden for Fors A/S, og er der sagligt grundlag for at videregive personoplysningerne til dette selskab, slettes oplysningerne umiddelbart efter denne videregivelse, medmindre dokumentationshensyn berettiger fortsat opbevaring.

Anmeldelser, som falder inden for whistleblower-ordningen, slettes, så snart anmeldelsen er endeligt håndteret, herunder når et eventuelt retskrav er forældet:

• Såfremt der på baggrund af de indsamlede oplysninger indledes og gennemføres en disciplinær sanktion over for den anmeldte medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne om den medarbejder, vil oplysningerne blive opbevaret i den medarbejders personalemappe og slettes i overensstemmelse med interne retningslinjer for sletning af personoplysninger i personaleadministrationen, hvilket i udgangspunktet er 5 år efter ansættelsesforholdets ophør, jf. forældelsesloven.
• Oplysningerne slettes endvidere, hvis der ikke inden 2 måneder efter afslutningen af undersøgelsen af de indberettede påstande er foretaget anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, eller hvis oplysningerne ikke inden denne frist er overført til en medarbejders personalesag.

Enhver, der i god tro benytter Fors A/S whistleblower-ordning, er beskyttet mod enhver form for repressalier. Herunder i form af:

• Suspension
• Opsigelse
• Degradering eller undladt forfremmelse
• Overførsel af opgaver, forflytning, lønnedsættelser, arbejdstidsændringer
• Tvang, intimidering, chikane eller udstødelse på arbejdspladsen

Dog gælder at personer, der indberetter oplysninger via Fors A/S whistleblower-ordning, skal have haft rimelige grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, eller have haft seriøs mistanke om at have observeret en illegal aktivitet.

Indberetning sker via en internetportal. Link findes på Fors A/S intranet samt www.fors.dk. Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder som f.eks. ved at sende en e-mail til de personer, som er ansvarlige for whistleblower-ordningen, da der kan være tale om fortrolige personoplysninger, der ikke må sendes ukrypteret over det åbne internet.

Den person, der foretager en anmeldelse, vælger selv, om han/hun vil foretage anmeldelsen anonymt.

Systemet logger ikke IP-adresser mv. Det anbefales dog, at foretage anmeldelser fra en privat computer, der ikke er på virksomhedens netværk.

Hvis man vælger at give sin identitet, skal man være opmærksom på, at anonymitet IKKE kan garanteres over for tredjepart. Eksempelvis hvis der indledes en retssag mod den anmeldte person, hvor anmelderen risikerer at skulle vidne eller ved anmodninger om aktindsigt i indkomne anmeldelser via whistleblower-ordningen.

Systemet er driftet eksternt af en uafhængig 3. part.